Ésta es una de las aplicaciones más prácticas del CRM: La gestión de cobranzas o cartera.
Está alojada 100% en la web, de tal modo que el usuario no requiere instalar ningún aplicativo para poderla usar. Solo necesita tener acceso a internet desde su computador.
La plataforma está enmarcada dentro del tipo de software colaborativo (Groupware) que permiten la interacción concurrente de varios usuarios conectados compartiendo los recursos del sistema. Dentro de las bondades más destacadas podemos enumerar:
- Registros de datos
- Gestor documental
- Email Corporativo
- Bitácora de gestión
- Sincronismo con Outlook
- Acceso desde dispositivos móviles (Smartphones)
Bases de datos
La Plataforma esta soportada en un sistema de base de datos relacional que garantiza la integridad y unicidad de los datos de cada registro (clientes o deudores).
Cuenta con un sistema de gestión de correo electrónico desde la plataforma a través de (IMAP), que permite las consultas específicas usando patrones de búsqueda.
Email Corporativo en la nube
La gestión de email corporativo desde la web a través del servicio IMAP o usando un gestor de escritorio como Outlook.
Sincronización de calendario entre Outlook y la agenda del CRM, pudiendo tener agenda compartida y accesible desde dispositivos móviles.
Telecobro
La gestión de cobranzas se basa en escribir un registro de cada operación o evento relevante a un cobro. Esto se puede delegar en un grupo de personas controladas bajo un esquema de roles y perfiles, que garantiza la independencia de datos de cada consultor o agente.
El éxito de la gestión se controla con un “estado” de cada deuda. Éste es uno de los principales filtros de consultas y reportes.
Gestor Documental
Éste módulo permite almacenar todos los documentos relacionados con la gestión de cobranza.
Los documentos están dispuestos para ser compartidos con los clientes de forma online, a través de un link de acceso o un usuario y pasword que opcionalmente podría otorgársele a sus cliente.
Agendamiento y calendario compartidos
Agendamiento y seguimiento de actividades. Los registros de cada actividad conforman la bitácora de la gestión particular de cada deudor.
- Agenda de citas o llamadas: Al tener una agenda en la nube, se puede compartir o delegar en un grupo de colaboradores (agentes de cobranzas).
- Carpeta de documentos: Éste hace parte del gestor documental. Permite tener disponibles online, todos los documentos organizados en una carpeta para cada cliente. Documentos de cualquier formato:: Excel, Word, PDF, imágenes.
Retroalimentación al cliente
Las empresas que delegan la gestión de cobranzas sobre la compañía que usa esta plataforma pueden tener acceso a reportes generados y opcionalmente podrían entrar al sistema a consultar los registros de la gestión de sus deudores.
- Reportes
- Acceso a registros (opcional)
Optimización y escalamiento
La aplicación está desarrollada en PHP y SQL. Está basada en la plataforma de código abierto Vtiger CRM (Customer Relationship Management). Permite la inclusión, modificación y actualización en la medida de los requerimientos de la operación del negocio de cada cliente.
